Office 365 biedt alleen beperkte beveiliging – De prullenbakken en versiegeschiedenis in Office 365 bieden slechts beperkte beveiliging tegen dataverlies. Een eenvoudige herstelactie kan een groot probleem worden zodra Office 365 de data voorgoed heeft verwijderd. Bij permanent verwijderen is het item daadwerkelijk voorgoed verdwenen, tenzij er op de achtergrond een back-up oplossing actief is.

Office 365 heeft hiaten in het retentiebeleid – Net als bij verwijderen, beschikt Office 365 maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en retentie. Deze kunnen slechts situationeel dataverlies voorkomen en zijn niet bedoeld als alles omvattende back-upoplossing. Van medewerkers die bijvoorbeeld uit dienst gaan, worden de gegevens door Microsoft maar 90 dagen bewaard, afhankelijk van de specifieke instellingen. Microsoft is namelijk alleen belast met handhaving van het retentiebeleid zoals in de serviceovereenkomst vermeld. Het maken van back-ups van gegevens van ex-medewerkers (en daarbij behorende belangrijke gegevens) is dus essentieel.

Interne beveiligingsrisico’s – Bij beveiligingsrisico’s denken we al snel aan hackers en virussen. Bedrijven hebben echter ook te maken met risico’s met een interne oorzaak, zoals medewerkers die zowel met opzet als per ongeluk risico’s veroorzaken. Gebruikers kunnen onbewust zorgen voor ernstige risico’s door geïnfecteerde bestanden te downloaden en per ongeluk gebruikersnamen en wachtwoorden kenbaar te maken aan sites die betrouwbaar leken. Zulke menselijke fouten en kwade bedoelingen zullen altijd een bedreiging vormen als er geen passende beveiligingsmaatregelen zijn genomen, zoals het maken van back-ups. Office 365 biedt voor interne beveiligingsrisico’s geen adequate oplossingen.

Externe beveiligingsrisico’s – Malware en virussen, zoals ransomware, hebben het afgelopen jaar over de hele wereld ernstige schade aan organisaties toegebracht. Zulke externe risico’s sluipen binnen via e-mailberichten en bijlagen, en het is niet altijd voldoende om gebruikers te leren waarop ze moeten letten, vooral wanneer de geïnfecteerde berichten zo aantrekkelijk lijken. De functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Wat wél helpt zijn regelmatige back-ups die helpen voorkomen dat een externe aanval uit de hand loopt.

Lagere licentiekosten

Inzicht in softwaregebruik

Up-to-date overzicht

Betere softwareregistratie

Accurate softwarebegroting